Noen sentrale begrep

Personopplysninger er informasjon som alene eller sammen med andre opplysninger kan brukes til å identifisere, lokalisere eller kontakte en person. Eksempler på personopplysninger er navn, telefonnummer og adresse.

Behandling av personopplysninger innebærer alle former for håndtering av personopplysninger som innsamling, analyse, registrering og lagring.

Behandlingsansvarlig er den som bestemmer formålet med behandlingen av personopplysninger og hvilke opplysninger som anmodes. Det er behandlingsansvarlig som er ansvarlig for at håndteringen av dine personopplysninger skjer ut i fra den gjeldende personopplysningsloven. Det er Melanomforeningen v/styreleder som har ansvaret for, og som er behandlingsansvarlig for medlemsregisteret og for Melanomforeningens behandling av personopplysninger.

Formålet med behandling av opplysningene

Formålet med registreringen og ulik behandling av personopplysninger, er å forvalte og følge opp medlemskapet ditt på en god måte. I tillegg vil Melanomforeningen drifte, administrere og vedlikeholde medlemsregisteret. Dersom du velger å bli likeperson og ta del i likepersonsarbeidet i foreningen, brukerrepresentant eller andre tillitsverv i foreningen, vil vi også etter samtykke fra deg forvalte de opplysninger som er nødvendig for gjennomføring av dette arbeidet.

Opplysninger som behandles ved medlemskap

Ved innmelding kan Melanomforeningen registrere følgende personopplysninger i medlemsregisteret: Navn, fødselsdato, registreringsdato, endret dato, utmeldt dato. Kontaktinformasjon: adresse, telefonnummer, epostadresse, medlemsnummer.

Profilinformasjon: alder, kjønn og annen informasjon brukeren selv velger å gjøre tilgjengelig.

Informasjon om valgte tilleggstjenester og funksjonalitet: verv, gaver, medlemstype, familie- /betalingsrelasjoner, lokalforening, betalingshistorikk for medlemskontingent/produktkjøp.

Medlemsnummer tildeles og registreres av Melanomforeningen.

_{1.  Jfr Lov om personopplysninger av 15. juni 2018 (Personopplysningsloven)}

Hvem er opplysningene tilgjengelig for?

Melanomforeningen har avtale med StyreWeb som forvalter medlemsregisteret og Sandberg Regnskap AS som forvalter foreningens økonomi. Melanomforeningen er også i gang med å inngå avtale om sekretariattjenester fra en ekstern aktør. Denne vil når avtale er inngått få nødvendig tilgang for å utføre sekretariattjenester på vegne av Melanomforeningen.

Utlevering til tredjepart

Melanomforeningen deler informasjon med offentlige organer for å søke støtte og informere om melanomforeningens aktivitet. Utlevering vil også kunne skje dersom dette følger av særskilt lovgrunnlag. Melanomforeningen  eller Melanomforeningens leverandør av regnskaps- og sekretariattjenester vil kunne dele nødvendig informasjon i forbindelse med arrangementer, flyselskap ifm reiser og andre leverandører foreningen benytter seg av. Personopplysninger vil ikke bli utlevert til tredjepart for kommersiell bruk.

Rett til innsyn, retting og sletting

Etter personopplysningsloven har den enkelte rett til innsyn i egne personopplysninger. Du får et slikt innsyn ved å kontakte foreningen på det telefonnummer/epostadresse som er oppført på foreningens hjemmeside. Dersom opplysningene i medlemsregisteret er feil, vil det være adgang til å få de rettet eller slettet. Alle registrerte personopplysninger om deg arkiveres i medlemsregisteret. Dersom du melder deg ut av Melanomforeningen, vil personopplysninger om deg straks bli slettet fra registeret, med mindre vi i henhold til lov er pliktig til fortsatt å ta vare på opplysningene. Du har også rett på informasjon om den behandlingen. Melanomforeningen vil foreta det som er beskrevet over, jf. blant annet personopplysningsloven § 18. For mer utfyllende informasjon kan du kontakte Melanomforeningen.

Det bemerkes her at frivillige organisasjoner som Melanomforeningen kan motta støtte fra Bufdir (Barne- Ungdom- og Familiedirektoratet) blant annet på grunnlag av medlemstall. Bufdir, gjennom Fordelingsutvalget, kan kreve ettersyn av innrapporterte tall. I henhold til Bufdir sitt regelverk punkt 5.1, skal organisasjonen oppbevare dokumentasjon i sentralleddet i fem år regnet fra 1 januar i grunnlagsåret. I henhold til norsk regnskapslov er vi pålagt å oppbevare enkelte opplysninger i 10 år.

Informasjonssikkerhet

Våre behandlingsrutiner for personopplysninger er trygge. Opplysningene oppbevares på forsvarlig måte slik at de ikke brukes urettmessig, kommer uberettigede i hende og slik at personopplysningslovens krav til integritet, konfidensialitet og tilgjengelighet ivaretas. Det er bare utvalgte medarbeidere i Melanomforeningen og utvalgt(e) medarbeider(e) som på vegne av foreningen utfører sekretariattjenester og som har underskrevet Melanomforeningen taushetserklæring, som har tilgang til medlemsregisteret. Det vil også gjelde den aktør som skal utføre sekretariattjenester for Melanomforeningen. Melanomforeningen har gode rutiner for tilgangskontroll med medlemsregisteret og for hvordan personopplysningene skal behandles. Tilgangen er regulert gjennom adgangskontroll med passord. Medlemsregisteret forvaltes av StyreWeb og er beskyttet med passord.

E-postlister

Som medlem vil du motta nyhetsbrev fra organisasjonen. Når du blir medlem blir epostadressen din som du opplyser om lagt til i medlemsregisteret, og denne vil kunne brukes til å kontakte deg en gang i blant. Vi vil ikke bruke din e-postadresse til andre formål enn å sende nyhetsbrev og informasjon og tilbud om aktiviteter i henhold til foreningens formål (se vedtektene punkt 2), samt eventuelle nødvendige meldinger i forbindelse med administrasjon av ditt medlemskap. Vi vil heller ikke gjøre din adresse kjent for andre abonnenter på e-postlisten. Ved oppsigelse av medlemskapet slettes e-postadressen.

Påmelding til kurs og arrangementer

Via vår nettside er det mulig å melde seg på kurs og arrangementer. I tilknytning til dette samler vi informasjon som navn og kontaktopplysninger i tillegg til allergier og behov for personlig tilrettelegging. Disse opplysningene blir ikke brukt til andre formål enn å administrere arrangementet. Personopplysningene vil slettes etter endt arrangement.

Kontaktinformasjon

Dersom du har spørsmål knyttet til medlemsregistreringen, ønsker innsyn, ønsker å reservere deg eller be om retting eller sletting, kan du ta kontakt med sekretariatet i Melanomforeningen på telefon: 97735355 eller e-post: post@melanom.no.

Styreweb er databehandler og ansvarlig for drift av medlemsregisteret.